Перевозка архива в Казани

Перевозка архива требует серьезной организации, когда речь идет о важной документации предприятий, государственных и муниципальных учреждений, банков или офисов. Поручать перевозку архива при переезде предприятия следует профессиональной мувинговой компании, владеющей технологией подобных переездов.

Переезд архива – это не просто транспортировка документов с места на место. Архивное подразделение располагает особыми системами хранения и учета документов, которые тоже нужно перевезти и развернуть на новом адресе, для чего требуются грузчики с навыками монтажа систем хранения и архивной мебели, установки и подключения оргтехники, а значит, успешно перевозить архив может только профессиональный исполнитель, например, компания «Стандарт-Экспресс».

В чем специфика перевозки архива?

Архивный документ на бумажном носителе очень уязвим к механическому воздействию и природным факторам. Он не просто повреждается, а полностью уничтожается без возможности восстановления в результате попадания влаги, падения в грязь, разрыва, поэтому архивные дела требуют тщательной упаковки. Отправлять даже подшитую документацию без упаковки нельзя: ее переплет ненадежен и не рассчитан на механические нагрузки, поэтому из описи могут выпадать страницы, которые трудно собрать и определить, к какому делу они относятся.

Это замечание особенно актуально при перевозке старых документов, техническое состояние которых ухудшилось за время хранения и регулярной работы с делами. Выпавшие страницы, разорванная прошивка, потеря части документов – стандартная картина, которая сопровождает неумелую перевозку архива.

Упаковка – ключевое условие сохранности архивных документов, которые ответственный исполнитель всегда использует при перевозке. Идеальным упаковочным материалом в данном случае являются картонные коробки, с помощью которых можно равномерно заполнить грузовой объем фургона и избежать переворачивания груза при транспортировке. В этой связи первым этапом организации переезда архива является определение объема и размерной номенклатуры упаковочных материалов.

Этапы перевозки архива

На первом этапе необходимо определиться с объемом упаковочного материала, необходимого для перевозки архивной документации. Сотрудникам архива сделать это самостоятельно не так-то просто. Попытка самостоятельного решения этой задачи приводит к тому, что многие дела и описи придется отправлять без упаковки с соответствующими последствиями, которые были бы исключены, если бы обратились за услугами профессиональной перевозки архива.

Транспортная компания, в отличие от штатных архивных сотрудников, занимается регулярными перевозками и более точно может рассчитывать количество упаковочного материала для архива. К тому же вся упаковка всегда имеется у нее в распоряжении и используется по факту необходимости. За излишки упаковки заказчику не нужно переплачивать, поэтому для документов будет использовано ровно то количество коробок, которое было загружено.

Услуги архивного переезда включают следующие этапы:

• В архив заказчика прибывает представитель компании «Стандарт-Экспресс», который оценивает фронт работ, количество сил и средств для выполнения перевозки;
• После согласования цены и списка услуг заключается договор, условием которого является сохранность груза и компенсация причиненного ущерба;
• В оговоренный день и время к архиву заказчика подаются грузчики и транспорт;
• Сотрудники или грузчики (в зависимости от состава услуги) выполняют упаковку документов с обязательной маркировкой по признаку входящих в нее описей и количества дел;
• Производится демонтаж и разборка (в зависимости от состава услуги) систем хранения (стеллажей, ящиков), отключение и упаковка оргтехники (компьютеров, принтеров, сетевых устройств, уничтожителей бумаг), а также мебели и канцелярских принадлежностей. По договоренности эту работу могут выполнить грузчики «Стандарт-Экспресс» или персонал заказчика;
• Выполняется спуск с этажа и погрузка архива в транспортное средство;
• Далее следует непосредственно перевозка архива (при необходимости также техники, мебели, систем хранения) на новый адрес;
• По прибытии выполняется разгрузка архива на новом месте и сверка по описи, установка мебели, сборка стеллажей, подключение техники, если при оформлении договора на переезд, заказывали эти услуги;
• Завершающий этап – подписание акта выполненных работ и оплата услуги.

Стоимость переезда архива

Цена на перевозку архива силами компании «Стандарт-Экспресс» рассчитывается индивидуально, исходя из согласованного заказчиком набора услуг, количества материалов, сил и средств, необходимых для выполнения переезда. Однако стоимость переезда будет намного ниже тех расходов и потерь, которые вы понесете, если решитесь отправлять архив самостоятельно или поручите это дело случайному исполнителю.